Wdrażając ISO 9001 w firmie szkoleniowej, warto uporządkować najważniejsze obszary związane z organizacją i realizacją szkoleń. Odpowiednia dokumentacja pomaga nie tylko spełnić wymagania normy, ale też zapewnia większą przejrzystość działań, ułatwia koordynację zadań w zespole oraz pozwala sprawniej obsługiwać klientów.
Poniżej znajduje się wykaz dokumentów, które najczęściej stosuje się w firmach szkoleniowych wdrażających system zarządzania jakością. Każdy z nich pełni określoną funkcję i można go dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji.
Przykładowe dokumenty ISO 9001 dla firm szkoleniowych
- Polityka jakości
Dokument określający główne cele firmy w zakresie jakości oraz podejście do realizacji szkoleń zgodnie z wymaganiami klientów i standardami branżowymi. - Opis systemu zarządzania jakością
Przedstawia, jak w firmie zorganizowany jest system jakości – opisuje najważniejsze procesy, zakres odpowiedzialności i sposób nadzorowania poszczególnych działań. - Procedura realizacji szkoleń
Opisuje, jak przebiega przygotowanie, przeprowadzenie oraz zakończenie szkolenia – od pierwszego kontaktu z klientem, przez opracowanie programu, aż po zebranie opinii od uczestników. - Rejestr szkoleń
Umożliwia prowadzenie ewidencji wszystkich przeprowadzonych szkoleń, wraz z podstawowymi informacjami, takimi jak data, temat, liczba uczestników czy osoba prowadząca. - Rejestr uczestników
Służy do dokumentowania obecności uczestników oraz przekazywania informacji zwrotnej po zakończonym szkoleniu. - Ankieta oceny szkolenia
Formularz wykorzystywany do zbierania opinii i sugestii od uczestników, co pozwala na systematyczną ocenę i doskonalenie oferty szkoleniowej. - Procedura obsługi reklamacji
Przedstawia zasady postępowania w przypadku zgłoszenia uwag lub reklamacji przez klienta, opisuje sposób rejestrowania i rozwiązywania takich spraw. - Rejestr reklamacji
Pozwala na bieżące śledzenie zgłoszonych reklamacji i wdrożonych działań naprawczych. - Plan i raport z audytu wewnętrznego
Służy do planowania oraz podsumowania audytów prowadzonych wewnątrz firmy – narzędzie do oceny skuteczności wdrożonego systemu. - Opis odpowiedzialności i uprawnień
Dokument, w którym jasno określono zadania, zakres uprawnień oraz odpowiedzialność osób uczestniczących w realizacji szkoleń i funkcjonowaniu systemu jakości. - Instrukcja zarządzania dokumentacją
Opisuje sposób tworzenia, przechowywania, aktualizowania i archiwizowania dokumentów obowiązujących w firmie.
Ten zestaw dokumentów można dowolnie modyfikować i rozbudowywać, w zależności od wielkości firmy oraz zakresu prowadzonej działalności. Kluczowe jest, by dokumentacja była przejrzysta, praktyczna i faktycznie wspierała organizację pracy oraz rozwój jakości w firmie szkoleniowej.