Dziś coraz częściej wygląda to zupełnie inaczej: część spotkań odbywa się online, dokumentacja jest w systemie, a audytor loguje się do Twojego QMS z drugiego końca Polski – albo świata.Do tego wszystkiego dochodzi trwająca rewizja normy ISO 9001, której nowa wersja (prawdopodobnie ISO 9001:2026) ma jeszcze mocniej akcentować
cyfryzację, zarządzanie ryzykiem i tematy klimatyczne.
Jeśli chcesz mieć system realnie gotowy na zmiany, warto zacząć przygotowania już teraz.
1. Jak zmieniły się audyty ISO 9001 – od segregatora do ekranu
Pandemia tylko przyspieszyła coś, co i tak było nieuniknione:
zdalne i hybrydowe audyty ISO 9001
stały się standardem w wielu jednostkach certyfikujących. Obecnie duża część audytów jest realizowana w formie mieszanej –
dokumentacja i wywiady online, przegląd procesów krytycznych na miejscu.
Dla firmy oznacza to kilka konkretnych zmian:
- audytor oczekuje sprawnego dostępu do dokumentów w formie elektronicznej,
- coraz ważniejsze stają się ścieżki audytowe w systemach (kto, kiedy i co zatwierdził),
- rośnie znaczenie narzędzi do komunikacji online i pracy na współdzielonych plikach,
- audyt trwa często dłużej, ale jest rozłożony na kilka krótszych sesji.
Jeżeli dotąd przygotowanie do audytu oznaczało dla Ciebie „wydrukować instrukcje, uporządkować segregator i przygotować salę konferencyjną”,
to w nowym modelu to za mało. Warto myśleć o audycie w kontekście cyfrowego QMS, a nie tylko dokumentacji papierowej.
2. Nadchodząca rewizja ISO 9001 – czego się spodziewać?
Grupa robocza ISO/TC 176
intensywnie pracuje nad kolejną wersją normy. Projekt DIS (Draft International Standard) ISO 9001 został już opublikowany,
a finalna wersja jest planowana na 2026 rok.
Z punktu widzenia firmy praktyczne znaczenie mają przede wszystkim te kierunki zmian:
2.1. Silniejszy nacisk na kulturę jakości
Norma ma wyraźniej wymagać, aby zarządzanie jakością nie było tylko „systemem w dokumentach”, ale elementem
kultury organizacyjnej – sposobu podejmowania decyzji, pracy z ryzykiem i reagowania na niezgodności.
2.2. Cyfryzacja i praca z danymi
Nie chodzi o nazwę systemu informatycznego, tylko o faktyczne wykorzystanie danych z procesów: analizę trendów, wskaźniki, raporty
i podejmowanie decyzji na podstawie liczb, a nie intuicji.
Z perspektywy audytora ważne będzie to, jak faktycznie pracujesz z danymi, a nie ilu masz dostawców oprogramowania.
2.3. Ryzyko i odporność organizacji
Już w wersji 2015 ryzyko było mocno obecne, ale nowa rewizja idzie o krok dalej – łączy zarządzanie ryzykiem
z odpornością biznesu na przerwy w łańcuchu dostaw, kryzysy czy awarie.
Audytor będzie zwracał uwagę na to, jak Twoja organizacja reaguje na zdarzenia „poza procedurą”.
2.4. Kontekst i zmiany klimatyczne
Do wymagań dotyczących kontekstu organizacji i stron zainteresowanych dołączą elementy związane z oddziaływaniem na środowisko i zmianami klimatu –
spójnie z tym, co dzieje się równolegle w ISO 14001.
Dla Ciebie oznacza to jedno: system zarządzania jakością musi być naprawdę używany, a nie tylko utrzymywany ze względu na certyfikat.
3. Co to wszystko znaczy dla firmy szykującej się do audytu certyfikacyjnego ISO 9001?
Jeżeli właśnie zastanawiasz się, jak przygotować firmę do audytu certyfikacyjnego ISO 9001,
to warto myśleć szerzej niż tylko o najbliższym terminie. Dobrze zaprojektowane działania pozwolą Ci:
- przejść bezboleśnie przez pierwszy audyt,
- wykorzystać potencjał zdalnych i hybrydowych audytów,
- mieć system gotowy na przejście na nową wersję normy (ISO 9001:2026),
- uniknąć nerwowej „pogoni za zmianami” za kilka lat.
Poniżej znajdziesz konkretne kroki, które możesz wdrożyć od razu – niezależnie od tego, czy dopiero planujesz certyfikację,
czy już utrzymujesz system od kilku cykli audytowych.
4. Siedem kroków, które przygotują Twoją firmę na zdalne audyty i nową wersję ISO 9001
Krok 1. Przenieś dokumentację tam, gdzie naprawdę pracuje zespół
Jeżeli polityka, procedury i instrukcje nadal żyją głównie w PDF-ach na serwerze, to przy zdalnym audycie będzie to bolało wszystkich – pracowników, pełnomocnika i audytora.
Zastanów się:
- czy masz jeden, spójny cyfrowy rejestr dokumentów i zapisów,
- czy pracownicy wiedzą, gdzie szukać aktualnych wersji,
- czy potrafisz w ciągu kilku minut pokazać audytorowi historię zmian dowolnej procedury.
Dobrym kierunkiem jest wdrożenie prostego elektronicznego QMS albo uporządkowanie dokumentacji w narzędziach, z których i tak korzystacie
(SharePoint, Teams, Google Workspace itp.).
Krok 2. Zadbaj o logiczną, prostą strukturę procesów
Zbliżająca się rewizja normy mocno akcentuje powiązanie celów jakościowych z procesami i wynikami biznesowymi.
Jeśli Twoja mapa procesów jest „rysunkiem na certyfikat”, a nie realnym opisem tego, jak działa firma,
to zdalny audyt szybko to obnaży.
Przejdź po kolei:
- proces pozyskania klienta,
- realizacja zamówienia/projektu,
- obsługa reklamacji i działań korygujących,
- nadzór nad dostawcami,
- rozwój personelu.
Sprawdź, czy:
- dla każdego procesu masz właściciela,
- są zdefiniowane mierniki,
- potrafisz pokazać dane (raporty, zestawienia), a nie tylko ogólne zapewnienia.
Krok 3. Przećwicz z zespołem „mini audyt zdalny”
Zanim pojawi się audytor, warto zorganizować wewnętrzny audyt w formule zdalnej:
- część spotkania zrób na Teams/Zoom,
- udostępniaj ekran zamiast papierów,
- poproś pracowników, by sami wyszukiwali dokumenty i zapisy.
Takie ćwiczenie pokazuje, gdzie system „zgrzyta” – czy ludzie naprawdę rozumieją proces,
czy tylko wiedzą, że „coś tam jest w segregatorze u kierownika jakości”.
Krok 4. Przeanalizuj ryzyka – nie tylko dla jakości, ale też ciągłości działania
Nowa wersja ISO 9001 jeszcze mocniej powiąże zarządzanie ryzykiem z odpornością firmy.
Warto rozszerzyć klasyczną analizę ryzyk procesów o pytania:
- co się stanie, jeśli kluczowy dostawca przestanie działać,
- jak firma reaguje na nagłą utratę części personelu,
- co, jeśli system informatyczny padnie na 2–3 dni.
Nie chodzi o to, żeby tworzyć setki stron analiz – ważne, abyś umiał logicznie wyjaśnić audytorowi,
jak podejmujecie decyzje i co robicie, by ograniczyć skutki poważnych zakłóceń.
Krok 5. Włącz w system tematy środowiskowe i klimatyczne
Nawet jeśli nie planujesz certyfikacji ISO 14001, to nadchodząca rewizja ISO 9001 będzie wymagała,
żebyś świadomie uwzględniał wpływ firmy na środowisko przy analizie kontekstu i potrzeb stron zainteresowanych.
Na początek wystarczy:
- zidentyfikować główne obszary oddziaływania (energia, odpady, transport),
- ocenić, jakie ryzyka i szanse się z tym wiążą,
- pokazać, że monitorujesz podstawowe wskaźniki (np. zużycie energii, ilość odpadów).
Krok 6. Ustal plan dostosowania systemu do nowej wersji normy
Niektóre organizacje czekają na publikację nowej normy „do ostatniej chwili”. Lepiej działać inaczej:
- śledź na bieżąco informacje o rewizji – np. na oficjalnej stronie
komitetu ISO/TC 176
lub w komunikatach jednostek certyfikujących, - zrób listę potencjalnych zmian, które i tak są dla Ciebie korzystne (np. mocniejszy nacisk na dane, cyfryzację, kulturę jakości),
- wpisz działania dostosowujące do planu doskonalenia na najbliższe 2–3 lata, zamiast robić rewolucję na ostatnią chwilę.
Krok 7. Wykorzystaj gotowe materiały, zamiast pisać wszystko od zera
Nie ma sensu wymyślać na nowo koła. Możesz skrócić czas przygotowania do audytu, korzystając z:
- gotowych wzorów procedur i formularzy,
- szkoleń online dla pełnomocników i auditorów wewnętrznych,
- checklist audytowych dostosowanych do ISO 9001.
Jeśli szukasz praktycznych narzędzi, które można od razu wdrożyć w firmie, zajrzyj do
ISO-Sklep.pl.
Znajdziesz tam zarówno gotowe pakiety dokumentacji, jak i szkolenia dla osób odpowiedzialnych za system –
przydatne szczególnie wtedy, gdy przygotowujesz się do pierwszej certyfikacji albo planujesz odświeżenie QMS.
5. Jak połączyć wymagania normy z codzienną pracą – kilka praktycznych wskazówek
Zrób z audytu projekt, a nie „zło konieczne”. Nadaj mu cel biznesowy:
np. uporządkowanie procesów, lepsze panowanie nad reklamacjami, szybsza reakcja na problemy.
Włącz kierownictwo we wszystkie etapy. Nadchodząca rewizja ISO 9001 jeszcze mocniej podkreśli rolę przywództwa –
audytorzy będą baczniej patrzeć na to, jak zarząd faktycznie korzysta z systemu, a nie tylko podpisuje politykę.
Rozmawiaj z audytorem jak z partnerem. Nowy model audytów – w tym zdalnych audytów ISO 9001 – sprzyja temu,
żeby spotkanie było bardziej dialogiem niż „przesłuchaniem”. Zadawaj pytania, wykorzystuj doświadczenie audytora,
proś o przykłady dobrych praktyk z innych organizacji.
Nie bój się zmian w normie. Rewizja ISO 9001 nie ma „zburzyć” Twojego systemu, tylko dopasować go do rzeczywistości,
w której i tak już działasz: cyfrowej, opartej na danych i niepewnej.
6. Podsumowanie – audyt ISO 9001 jako okazja, a nie stres
Zdalne i hybrydowe audyty, cyfryzacja QMS i nadchodząca rewizja ISO 9001 powodują, że klasyczne podejście
„przygotujemy segregatory tydzień przed audytem” przestaje działać.
Jeśli:
- uporządkujesz dokumentację w jednym, cyfrowym miejscu,
- wzmocnisz procesy i pracę z danymi,
- przećwiczysz z zespołem zdalny audyt,
- spojrzysz na ryzyka i wpływ na środowisko trochę szerzej niż tylko „pod normę”,
- skorzystasz z gotowych narzędzi (np. materiałów z
ISO-Sklep.pl),
to audyt certyfikacyjny ISO 9001 stanie się naturalnym etapem rozwoju systemu, a nie źródłem niepotrzebnego stresu.
